Утилизация бумажных архивов

Нельзя просто выбросить документы в мусорный контейнер. Конфиденциальная информация может попасть в чужие руки, а отсутствие подтверждения уничтожения — вызвать вопросы при проверках. Правильное решение — профессиональная утилизация бумажного архива с оформлением всех необходимых документов.
Почему нельзя выбрасывать документы самостоятельно

• Нарушение закона о персональных данных. Документы с ФИО, адресами, паспортными данными являются персональными данными. Их уничтожение должно быть подтверждено актом.
• Утечка коммерческой тайны. Договоры, сметы, акты сверок содержат информацию, не предназначенную для посторонних.
• Претензии налоговой. При списании архивных документов требуются подтверждающие документы об уничтожении.
• Экологические нарушения. Бумага, переплеты, пластиковые скоросшиватели не должны разлагаться на обычных свалках бесконтрольно.

Мы принимаем на утилизацию любые бумажные архивы и документы организаций:

• Архивные дела с истекшим сроком хранения (кадровые, бухгалтерские, управленческие).
• Личные дела уволенных сотрудников (после истечения срока хранения).
• Договоры, дополнительные соглашения, счета, акты.
• Первичная документация (накладные, товарные чеки, акты сверок).
• Бухгалтерская и налоговая отчетность.
• Журналы инструктажей, приказы, распоряжения.
• Бланки строгой отчетности (БСО), устаревшие печатные формы.
• Любые другие бумажные носители с конфиденциальной или просто устаревшей информацией.

Мы используем несколько способов уничтожения бумажных документов в зависимости от требований заказчика и уровня секретности информации.
Шредирование (измельчение)
Документы пропускаются через промышленный шредер, который превращает их в мелкую полоску или частицу неправильной формы. Восстановить информацию из таких фрагментов невозможно. Это самый распространенный способ уничтожения офисных и бухгалтерских архивов.
Измельчение до состояния пыли (микрошредирование)
Для особо конфиденциальных документов используется измельчение до частиц размером не более нескольких квадратных миллиметров. Этот метод применяется по требованию организаций с высоким уровнем защиты информации (банки, государственные учреждения, режимные объекты).
Прессование и передача на переработку
После измельчения бумажная масса прессуется в плотные кипы и отправляется на целлюлозно-бумажные комбинаты для дальнейшей переработки. Бумага получает вторую жизнь — из нее производят туалетную бумагу, картон, упаковку, строительные материалы.
Сжигание в специальных печах (по особому требованию)

• При необходимости гарантированного уничтожения без возможности восстановления документы сжигаются в специальных печах с контролируемым процессом. Такой способ применяется редко и требует отдельного согласования.

Этап 1. Заявка и консультация
Вы оставляете заявку по телефону +7 962 875 59 97, через форму на сайте utilros.ru или по почте Uk_ural@bk.ru. Мы уточняем объем архива (примерное количество килограммов или количество коробов), степень секретности документов, адрес и сроки.
Этап 2. Выезд специалиста для оценки
При большом объеме архива наш специалист приезжает к вам, оценивает реальное количество документов и согласовывает стоимость. Для небольших объемов стоимость может быть рассчитана удаленно.
Этап 3. Заключение договора
Мы заключаем договор на утилизацию бумажного архива. В договоре фиксируется стоимость, способ уничтожения и сроки.
Этап 4. Забор, погрузка и вывоз документов
Наши сотрудники приезжают в назначенное время, грузят короба или пачки документов в специализированный транспорт и вывозят их с вашей территории. Вывоз осуществляется в удобное для вас время.
Этап 5. Уничтожение документов
Документы перевозятся на специально оборудованную площадку, где происходит их уничтожение выбранным способом (шредирование, микрошредирование, прессование). Процесс уничтожения может происходить в присутствии вашего представителя (по согласованию).
Этап 6. Передача акта об уничтожении
По окончании работ вы получаете официальный Акт об уничтожении документов. В акте указывается: перечень уничтоженных документов, способ уничтожения, дата, место, ответственные лица. Этот акт является основанием для списания архива с учета и подтверждения уничтожения персональных данных.

По итогам утилизации бумажного архива мы передаем:

• Акт приема-передачи документов на уничтожение.
• Акт об уничтожении документов (основной документ для списания).
• Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (по форме, утвержденной в вашей организации, или по нашей форме).
• Акт уничтожения персональных данных (если документы содержали персональные данные).
• С этими документами ваша бухгалтерия и служба делопроизводства могут законно списать архив с учета, а вы получаете полную защиту от претензий.

Стоимость утилизации бумажного архива зависит от:

• общего веса документов (обычно указывается в килограммах);
• необходимости выезда и погрузки;
• способа уничтожения (обычное шредирование или более дорогое микрошредирование);
• срочности исполнения.

Мы предлагаем один из самых доступных тарифов на рынке. Для расчета точной стоимости отправьте заявку с указанием примерного количества документов.
Как заказать утилизацию бумажного архива

• Позвоните по телефону +7 962 875 59 97.
• Напишите на почту Uk_ural@bk.ru.
• Оставьте заявку на сайте utilros.ru.

Укажите примерный объем архива (в килограммах, мешках или коробах), адрес, удобное время для вывоза. Мы рассчитаем стоимость и согласуем дату выезда.
Освободите место в офисе, законно уничтожьте старые документы и получите полный пакет подтверждающих актов без лишних хлопот.